Unternehmensdatenbank der ITB

Aufgabenstellung

Eine Aufgabenstellung, die sich für viele Unternehmen stellt: Unterschiedlichste Daten und Informationen werden in Excel-Dateien oder in Access-Datenbanken abgelegt. Um Prozesse zu optimieren und um die Aktualität der Daten zu gewährleisten, müssen diese idealerweise auch dezentral verfügbar und pflegbar sein.

Kunde

Die IHK-Innovationsberatung Hessen ist ein Kompetenzzentrum der hessischen Industrie- und Handelskammern. Wenn es um Innovationen bei Produkten, Verfahren und im technisch-organisatorischen Bereich geht, sind die Beraterinnen und Berater die richtigen Ansprechpartner für alle in Hessen ansässigen Unternehmen.

Ausgangssituation

Zu diesem Zweck wurde am Standort Frankfurt eine Access-Datenbank über alle Unternehmen, deren Ansprechpartner und geleistete Beratungen geführt. Diese Lösung mittels der Standard-Desktopsoftware Access sollte abgelöst werden, um der neuen Anforderung der dezentralen Zugriffsmöglichkeit und Pflege gerecht zu werden. Zudem sollte der Funktionsumfang erweitert werden. Auf der Basis von Access hätte dies zu extrem aufwendigen Zusatzprogrammierungen geführt.

Umsetzung

1. Schritt
   trilobit migrierte die lokale Datenbank in eine internetfähige CRM-Lösung. Damit konnten – über das Internet von allen Standorten zugreifbar – die Daten eingesehen und bearbeitet werden.
2. Schritt
   Zum Schutz der Daten wurden Authentifizierungsmaßnahmen implementiert und die Anwendung mit SSL-Verschlüsselung gesichert.
3. Schritt
   Statistik und automatisierter E-Mail-Versand wurden ergänzt.
4. Schritt
   Mittels Export- und Importfunktionen können Mitarbeiter bspw. für Messen Datenbestände in Excel-Dateien kopieren, dort Notizen hinzufügen und wieder bequem in die Datenbank zurückspielen. Der Import berücksichtigt auch, ob neue Firmen und Ansprechpartner hinzugekommen sind, und legt automatisiert neue Datensätze an.
5. Schritt
   Bei Abweichungen in den Schreibweisen unterstützt das System den Anwender beim Import mit entsprechenden Hinweisen. Und mit einer Konsolidierungsfunktion können mehrfach erfasste Unternehmen zusammengeführt werden.