Unsere Ideen für Ihr Projekt

Katalogproduktion auf Knopfdruck

Von der Arbeit mit großen Kunden

Bildbearbeitungsmöglichkeiten bei Adobe Indesign
Abbildung von help.adobe.com unter CC-Lizenz

Das Schöne an der Arbeit mit großen Kunden ist, dass sie in der Regel sehr strukturiert vorgehen und einen professionellen Umgang pflegen. Das wissen wir sehr zu schätzen. Es ist aber durchaus üblich, dass alle Details der Zusammenarbeit der Geheimhaltung unterliegen. Dies kann ganz unterschiedliche Gründe haben. Es schmerzt uns immer ein wenig, wenn wir die Früchte unserer Arbeit nicht als Beispiel professioneller Lösungen anderen Kunden und Interessenten vorstellen können, sei es, weil das Endprodukt nicht öffentlich zugänglich ist oder wir "nur" im Hintergund für eine Agentur gearbeitet haben. Aus diesem Grund widmen wir dieses triloBIT dem Thema Daten-Handling, ohne auf inhaltliche Details zu Kunde und Auftrag einzugehen.

Trennung von Design und Daten

In unseren Internetprojekten legen wir Wert auf die Entkopplung von Design, Inhalt und Funktion auf unterschiedlichen Ebenen: mit der Aufteilung in HTML, CSS und Javascript, aber auch durch den Einsatz von Content-Management-Systemen. So erhalten wir eine hohe Flexibilität der Einzelkomponenten und Verantwortlichkeiten. Erst in der finalen Darstellung werden die Informationen zu einem Ganzen zusammengeführt. Im Printbereich ist hingegen die Trennung von Inhalten und Design noch nicht so stark verbreitet. Bei vielen Projekten ist immer noch Handarbeit bei der Datenübernahme erforderlich. Dass das nicht so sein muss, haben wir z.B. in der Zusammenarbeit mit BLANCO bewiesen.

Auch wenn die Umsetzung von Lösungen mit Printprodukten in der Regel nicht internetbasiert ist, gibt es viele Gemeinsamkeiten mit den internetbasierten Projekten. Bei der Katalogproduktion auf Knopfdruck kommen die gleichen Prinzipien und oft sogar die gleichen Werkzeuge zum Einsatz.

Die Daten ändern sich bis kurz vor Projektende

Wenn mehrfach sehr viele Daten schematisch in eine Vorlage einzutragen sind, lohnt sich die Überlegung, ob man diese Fleißarbeit nicht effizienter durch Automatisierung ersetzen kann. Beispiele dafür sind Einfügen von Produktinformationen in einen Produktkatalog oder Aktualisierung der Preisdaten. Dies kann soweit geführt werden, dass wie in unserem konkreten aber anonymen Beispiel ein vollständiges Buch generiert haben, dessen Daten aus einer kundenindividuellen Datenquelle resultierten, die sich bis zum Redaktionsschluss immer wieder änderte.

Die zu füllenden Seiten wurden in Adobe InDesign erstellt. Adobe InDesign bietet die Möglichkeit, das Vorlagendokument als InDesign Interchange-Format (INX) oder InDesign Markup Language (IDML) zu exportieren und zu bearbeiten. Beide Formate basieren auf XML, einem Textformat ähnlich zu HTML, das wir bei unseren Internetprojekten verwenden. Die Daten wurden tabellarisch in Excel aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Zusätzlich waren Bilder mit einem vereinbarten Namensschema in der Generierung des Produktkatalogs zu berücksichtigen.

Der Schritt zur Automatisierung

Zur Umsetzung wurde - wie auch bei den Individuallösungen der Webprojekte - die aus der Java-Welt stammende Skriptsprache Groovy verwendet. Auf die Elemente in der Vorlage wurde über die JAXP-Schnittstelle mittels DOM und XPath zugegriffen.

Jeder Datensatz wird durch einen eigenen Abschnitt repräsentiert, der aus der bereitgestellten Adobe InDesign-Vorlage ermittelt und geklont wurde. Neben der Ersetzung von Text und dem Anpassen der Anzahl an Produkten wurden auch Bilder eingefügt und in der Größe angepasst. Weiterhin mussten entsprechend der Produktinformationen der Datenquelle datensatzspezifisch nicht zutreffende Symbole aus der Mustervorlage entfernt werden. Auch ein Inhaltsverzeichnis wurde automatisiert erstellt. Die vielfältigen Dateninhalte erforderten auch weitere Anpassungen der Layout-Strukturen wie z.B. die Höhe von Tabellen.

Wenn in mehrsprachigen Projekten pro Text ein bestimmter Platzbereich vorgesehen ist, können auch Schrifteinstellungen individuell nach Sprache geändert werden, da italienische Texte sehr viel länger sind als deutsche, wo hingegen englische Texte oft deutlich kürzer sind.

Wann lohnt sich die Automatisierung?

Eine Redewendung bei trilobit lautet: "Wenn Du es mehr als zweimal auf die gleiche Weise ausführen musst: Automatisiere es!"

Im Kontext der Printmedien sind Dokumente mit sich häufig wiederholenden Strukturen und / oder Inhalten die besten Kandidaten für Automatisierung.

Auch Übersetzungen sind - wie erwähnt - ein dankbarer Ansatzpunkt für Automatisierungen.

Automatisierte Lösungen werden umso interessanter, je umfangreicher die zu verarbeitenden Daten sind. Der Aufwand für die Umsetzung steigt mit der Menge der Daten nur unwesentlich. Ein weiterer Vorteil ist, dass bei der programmierten Datenübertragung keine Flüchtigkeitsfehler passieren können. Das ist bei der manuellen Übernahme ganz anders. Ein bedeutender Vorteil für den Kunden: er kann sich seinen Katalog bereits in der Rohfassung ansehen, während die Daten sich noch im Freigabe- und Finalisierungsprozess befinden. Diese Art der Änderungsverfolgung kann ein Mensch gar nicht leisten.

Für die Automatisierung und programmgestützte Datenaufbereitung spricht auch die Konsistenz. Bei der Automatisierung werden gleiche Schritte immer gleich ausgeführt. Menschen neigen dazu, selbst einfache Vorgänge immer wieder neu zu „lösen“. Beispielsweise war in der Datenquelle das TM-Zeichen einmal als hochgestelltes T und M erfasst, mal als Sonderzeichen ™. So etwas lässt sich leicht vereinheitlichen.

Wir wollen nicht verschweigen, dass es auch Gründe gegen eine Automatisierung gibt: wenn ein Printerzeugnis komplett individuell gestaltet wird, ist eine Automatisierung oft schwierig. Aber auch hier gibt es eine Lösung: im vorliegenden Beispiel wurde neben dem Datenbereich noch einige Seiten manuell gestaltet und auch bestimmte nicht automatisierbare Schritte mussten nach dem Erstellen des InDesign-Dokumentes noch vorgenommen werden. Die Gestaltung der "datenunabhängigen" Bereiche erfolgte parallel. Weitere manuelle Arbeiten wurden dann binnen weniger Stunden auf der automatisiert erstellten Version unternommen, so dass das Produkt mit sehr aktuellen Daten in den Druck gehen konnte.

Für die Nutzung einer automatisierten Lösung ist es wichtig, dass auch die Gestalter ein wenig Erfahrung mit Automatisierung mitbringen, um Layout-Dokumente zweckmäßig aufzubereiten. Aufgrund der mit der Agentur schon mehrfach erfolgreich durchgeführten Automatisierungsprojekte ergab sich eine professionelle Arbeitsteilung.