Auftragsverwaltung in der Druckerei
Stückle Druck setzt auf Online-Workflow
Kunde
Franz X. Stückle Druck und Verlag e.K. setzt als Druckerei in Familienbesitz auf bewährte Konzepte und innovative Technologien zur Produktion perfekter Printmedien - in verschiedenen Formen und Formaten, in großer oder kleiner Auflage.
Aufgabenstellung
Beispielsweise werden für den DeGruyter-Verlag monatlich zahlreiche Fachzeitschriften und -bücher produziert. Dazu müssen sich die Mitarbeiter des Verlages und der Druckerei abstimmen. Auf reiner E-Mail- und Telefon-Basis können dabei leicht Informationen verloren gehen. Die Aufgabe für trilobit lautete also ein System zur Verwaltung von Druckaufträgen zu entwickeln, das möglichst effizient zu bedienen ist und allen Projektbeteiligten einen raschen Überblick über die aktuell geplanten oder in Produktion befindlichen Publikationen gibt.
Umsetzung
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trilobit führt eine Workflow-Analyse mit den Mitarbeitern der Druckerei durch und definiert anschließend die Rollen für alle Projektbeteiligten und deren Rechte. - Schritt
Implementierung des Systems mit Java EE / Groovy / Grails. Für wiederkehrende Publikationen werden Aufträge auf Basis von angelegten Auftragsvorlagen bearbeitet. Es folgt ein mehrstufiger Freigabeprozess, die Bearbeitung des Auftrages sowie die Rückmeldung, dass der Auftrag bearbeitet wurde. Ein Kalender erleichtert dabei die Übersicht über die Termine. Statistiken im Excel-Format über alle Aufträge können direkt aus der Anwendung abgerufen werden. Diese werden auch monatlich an die Verantwortlichen per E-Mail versendet. - Schritt
Bereitstellung des Systems auf einem Vorschauserver, um die festgelegten und implementieren Workflows mit dem Kunden final abzustimmen. - Schritt
Vervollständigung der I18N-Funktionalität durch Integration der englischen Bezeichner für Benutzeroberfläche und Benachrichtigungskomponenten. - Schritt
Installation auf einem Inhouse-Server des Kunden über VPN-Verbindung. Anbindung an einen lokalen Drucker zur zusätzlichen Ausgabe der als pdf-Dokument versendeten Auftragsinformationen bei den Mitarbeitern der Druckerei. - Schritt
Das System ist ein Self-Service-Environment, d.h. die Verwaltung des Systems erfolgt komplett durch die Benutzer selbst. Das gilt für die Benutzerverwaltung ebenso wie für die Definition von Druckformaten, Farben, Verpackungen und vielem mehr. - Schritt
Optimierung des Systems aufgrund der Erfahrung der ersten Wochen. - Schritt
Als sich das System mehrere Monaten sehr gut bewährt, folgt nach kleineren Anpassungen ein Abrechnungsmodul für alle Druckaufträge. Pro Auftrag wird ein pdf erzeugt, das Kunde und Auftraggeber per Mail zugeschickt bekommen. Nach der Freigabe durch den Auftraggeber stellt der Kunde die entsprechenden Rechnungen.